Umumnya kita membuat jadwal khatib dan imam sholat Jum’at selama satu tahun, dan harus dilakukan sedini mungkin agar mendapatkan jadwal kosong dari ustadz. Jika mendadak, biasanya ustadz juga sudah mempunyai jadwal di masjid lain.

Info-Masjid menyediakan fasilitas untuk memudahkan penyusunan jadwal Jum’at, serta otomatis menyiapkan surat permohonan kepada ustadz untuk jadwal yang kita tentukan. Dalam surat tersebut sudah tercantum tanggal-tanggal yang kita tentukan untuk setiap ustadz, tinggal dicetak dan dikirmkan. Bisa juga membuat file PDF jika ingin konfirmasi ke ustadz melalui WhatsApp.

Menginput Jadwal jum'at

Berikut ini adalah langkah-langkahnya:

1.       Login (masuk) ke aplikasi Info-Masjid (lalu daftarkan masjid Anda jika belum).

2.       Input data ustadz terlebih dahulu (jika belum), karena pada penyusunan jadwal jum'at, kita tinggal memilih saja ustadznya. Klik di sini untuk melihat panduan menginput data ustadz.

3.       Tentukan tanggal-tanggal hari Jum’at untuk setiap ustadz, bisa dilakukan di kertas atau Excel untuk memudahkan, namun bisa juga langsung di dalam aplikasi INFO-MASJID.

4.       Klik menu “Jadwal jum'at”.

5.       Set filter tanggal untuk memastikan kita melihat jadwal yang sudah diinput.

6.       Klik tombol “Tambah Jadwal” untuk menginput jadwal.

7.       Pada form “Tambah Jadwal Khatib” yang muncul, masukkan tanggal jum'at yang diinginkan (bisa klik ikon Calendar untuk memilih tanggal).

8.       Pilih ustadz untuk khatib. Jika imam berbeda dengan khatib, pilih juga ustadz untuk imam.

9.       Isi tema khutbah (opsional).

10.   Beri catatan atau keterangan lain yang diperlukan. Tema khutbah dan catatan bisa ditambahkan kemudian (edit) jika diperlukan.

11.   Klik tombol “Tambah Jadwal”.

Jadwal otomatis muncul dalam tabel/ daftar jadwal, lengkap dengan alamat atau afiliasi/ organisasi ustadz dan nomor kontaknya (yang berasal dari data ustadz).

Mencetak Jadwal jum'at

Setelah semua jadwal dalam satu tahun diinput, kita bisa mencetak jadwal secara keseluruhan (satu tahun), misalnya untuk referensi ketika akan mengingatkan ustadz.

Caranya:

1.       Pastikan filter tanggal sudah sesuai, karena jadwal yang akan dicetak otomatis menggunakan rentang tanggal dari filter.

2.       Klik tombol “Print/PDF” maka jadwal akan ditampilkan, siap untuk langsung dicetak ke printer, atau disimpan dalam PDF.

Mengekspor Jadwal ke Excel

Selain dicetak atau disimpan ke dalam PDF, jadwal juga bisa diekspor ke Excel sehingga kita bisa membuat format tampilan sesuai keinginan (custom).

Caranya:

1.       Pastikan filter tanggal sesuai jadwal yang diinginkan.

2.       Klik tombol “Export ke Excel”.

Mencetak Surat Permohonan ke Ustadz

Jadwal yang kita susun harus diinformasikan ke ustadz. Untuk itu kita perlu mencetak “Surat Permohonan” yang mencantumkan jadwal untuk setiap ustadz.

Caranya:

1.       Pastikan filter tanggal sesuai jadwal yang diinginkan.

2.       Klik tombol “Surat ke Ustadz”, maka surat otmatis ditampilkan dan siap untuk dicetak atau disimpan dalam PDF.

Jika filter jadwal dalam satu tahun, maka surat terdiri dari beberapa halaman, di mana untuk setiap ustadz satu halaman.

Jika ingin mencetak atau membuat PDF untuk masing-masing ustadz (tidak sekaligus untuk semua ustadz) maka selain filter tanggal, masukkan nama ustadz pada pencarian, sehingga jadwal yang tampil hanya jadwal untuk seorang ustadz saja.

Demikian, semoga bermanfaat.